Inleiding

Ecarr hecht veel waarde aan zorgvuldigheid met betrekking tot klantgegevens, klanten moeten ervan op aan kunnen dat gevoelige, arbeid gerelateerde zaken als zodanig worden behandeld.

 

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hanteert Ecarr het privacyreglement. Al uw rechten zijn in dit reglement vastgelegd zoals het recht van kennisneming van de opname van gegevens, het recht om deze opgenomen gegevens in te zien, het recht om deze gegevens indien nodig te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

 

Ecarr hanteert daarvoor de volgende regeling:

Algemene bepalingen.

 Artikel 1. Begripsbepalingen

 In dit reglement wordt verstaan onder:

1.  Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
2. Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
3. Kandidaat of betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
4. Dossier: elk op naam van de kandidaat gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is, en dat betrekking heeft op de kandidaat, waarbij de persoonsgegevens zowel op geautomatiseerde als niet-geautomatiseerde wijze worden verwerkt.
5. Be/verwerker: degene die ten behoeve van Ecarr de persoonsgegevens verwerkt of bewerkt.
6.  Verwerking van persoonsgegevens: elke behandeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
7. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
8. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene ervaart dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

 Artikel 2. Reikwijdte van het reglement

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Artikel 3. Taken van Ecarr

Taken van Ecarr; Ecarr verricht voor individuele kandidaten trainings-, toetsing-, EVC-, en begeleidende werkzaamheden die betrekking hebben op hun veelal beroepsmatige functioneren.

Artikel 4. Toegang tot het dossier

Directe toegang tot het dossier hebben alleen de personen die behoren tot de organisatie van Ecarr of van de bewerker, en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak.

Artikel 5. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via Directie@ecarr.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Artikel 6. Geautomatiseerde besluitvorming

Ecarr neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Ecarr) tussen zit. Ecarr gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

• TurboSMTP, wordt gebruikt om u te e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren, hier worden beperkte persoonsgegevens opgeslagen (naam, e-mailadres);
• WordPress, wordt gebruikt als CMS voor onze website, hier worden geen directe persoonsgegevens opgeslagen;
• Google Analytics, wordt gebruikt om algemene gegevens over bezoek aan onze site te genereren, hier worden geen directe persoonsgegevens opgeslagen

 

Artikel 7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Ecarr gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt u afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens

 Artikel 8. Algemene informatie voor de kandidaat over gegevensverwerking

 Zo spoedig mogelijk na de aanmelding bij Ecarr, wordt aan de kandidaat, zowel mondeling als ook schriftelijk meegedeeld dat de regeling rond hun privacy te vinden is op de website van Ecarr.

 Artikel 9. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:

1. Het mogelijk maken van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 3 van dit reglement.
2. Het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering van Ecarr, alsmede het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met subsidievoorwaarden en contractafspraken.
3. informatie EVC-traject
4. inschrijving EVC-traject
5. echtheid controle Ecarr certificaat of diploma
6. U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
7. U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

 Artikel 10. Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden voor de in artikel 6 van dit reglement genoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwekt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens worden slechts verwekt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
4. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Ecarr, of door ingehuurde medewerkers na akkoordverklaring met het privacyreglement.
5. Persoonsgegevens worden bewaard in een af te sluiten ruimte. Persoonsgegevens in de automatisering zijn slechts toegankelijk middels een wachtwoord.

Artikel 11. Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

De betrokkene voor de verwerking van de hem betreffende gegevens zin ondubbelzinnige toestemming heeft verleend; de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Ecarr onderworpen is;

 Artikel 12. Verwerking ten behoeve van onderzoek en statistiek

1. Verdere verwerking van persoonsgegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, wordt niet als onverenigbaar beschouwd indien Ecarr de nodige voorzieningen heeft getroffen teneinde te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten behoeve van deze specifieke doeleinden. Waar mogelijk zullen gegevens geanonimiseerd verwerkt worden.
2. Bijzondere persoonsgegevens kunnen ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistieken worden verwerkt indien:
   1. Het onderzoek een algemeen belang dient;
   2. De verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is;
   3. Het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.
3. De verwerking van persoonsgegevens zoals genoemd in lid 1 en 2 dient echter achterwege te blijven voor zover een geheimhoudingsplicht uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift daaraan in de weg staat.

 Inzage en correctie

 Artikel 13. Inzage voor de kandidaat

1. Ecarr verstrekt aan de kandidaat desgevraagd zo spoedig mogelijk inzage in een afschrift van de bescheiden, die betrekking hebben op de kandidaat zelf.
2. Inzage in of afschrift van de bescheiden wordt aan de kandidaat geweigerd, indien de persoonlijke levenssfeer van een ander dan de kandidaat daardoor zou worden geschaad.
3. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Ecarr.
4. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van het dossier en derhalve niet ter inzage.

 Artikel 14. Recht op correctie

1.  De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan Ecarr -schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienden zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. Ecarr bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

 Derden verstrekking

 Artikel 15. Derden verstrekking

1. Ecarr verstrekt alleen met toestemming van de kandidaat inlichtingen over de kandidaat, dan wel afschrift van de bescheiden, aan anderen dan de kandidaat, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald.
2. Onder “anderen dan de kandidaat” zijn niet begrepen degenen van wie beroepshalve de medewerking bij de toegang tot en de uitvoering van dienstverlening noodzakelijk is.
3. Het in afwijking van de voorgaande leden verstrekken van inlichtingen over de kandidaat, is uitsluitend toegestaan in een situatie van overmacht en indien de kandidaat hiervoor toestemming heeft verleend.
4. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Ecarr.
5. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van het dossier en worden derhalve niet verstrekt.
6. Opdrachtgever en Ecarr zullen over en weer de in het algemeen rechtsverkeer vereiste zorgvuldigheid en geheimhouding van alle bijzonderheden in acht nemen met betrekking tot de informatie waarover zij jegens de ander dan wel individuele personen in het kader van de opdracht de beschikking hebben, tenzij één der partijen op grond van wettelijke verplichting gehouden mocht zijn deze bijzonderheden prijs te geven. Ecarr legt een geheimhoudingsplicht op aan al haar medewerkers en aan alle bij de uitvoering van diensten ingeschakelde derden. Voor de professionals van Ecarr gelden de gedragscodes, professionele beroepscodes alsmede het privacyreglement van Ecarr dat hiervan is afgeleid.

 Bewaartermijnen en vernietiging

 Artikel 16. Bewaren van persoonsgegevens

1.  Na beëindiging van de dienstverlening wordt het dossier ondergebracht in het archief van RemindoEVC, RemindoToets en Ecarr. Op de verwerking van persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit Privacyreglement onverkort van toepassing.
2. Onverminderd artikel 14, bewaart Ecarr het dossier van een kandidaat gedurende 5 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de dienstverlening is afgesloten.

 Artikel 17. Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek

1.  Ecarr vernietigt de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben indien het een kandidaat betreft waarvoor de regelgeving geldt vanuit het UWV-inkoopkader 2016-2020 (doelgroep register kandidaten).
2. Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker, alsmede voor zover het bepaalde hij of krachten de wet zich tegen vernietiging verzet.

 Overige bepalingen

 Artikel 18 Klachten

 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij een klacht indienen volgens de procedure zoals verwoord in het klachten regelement van Ecarr.

Zowel het klachtenreglement als het privacyreglement zijn te downloaden als bijlage opgenomen op de website van Ecarr.

 Artikel 19 Beveiligingsmaatregelen

 De beveiliging van persoonsgegevens is een blijvend punt van aandacht bij Ecarr B.V. Ecarr B.V. maakt gebruik van de afdeling automatisering die hiervoor is ingericht. Deze afdeling heeft de kennis en kunde die nodig is om persoonsgegevens te beveiligen en datalekken te voorkomen en werkt conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Indien er een datalek is geconstateerd zal Ecarr B.V. hiervan direct een melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor de externe contacten is in de samenwerkingsovereenkomst een passage opgenomen dat men werkt conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

 Artikel 12. Slotbepaling

Dit reglement is in werking getreden op 1 oktober 2017.